De gemeenteraad stelde op 19 december 2007 volgend retributiereglement vast: ‘Retributie voor de uitlening van materialen door de stedelijke uitleendienst’, ingaande op 1 januari 2008.
Dit reglement was een combinatie van enerzijds een retributiereglement en anderzijds een inhoudelijk reglement.
Met het oog op de indexering van de tarieven, ingaand op 1 januari 2025, werd beslist om het volledige bestaande retributiereglement te actualiseren omdat dit reeds dateerde van 2008. Zowel inhoudelijke bepalingen alsook de materialenlijst bleven onaangepast en zijn dus achterhaald en niet meer actueel.
Het retributiereglement werd losgekoppeld van het inhoudelijk reglement, waardoor we het inhoudelijk reglement dienden aan te passen aan de bepalingen in het retributiereglement.
De belangrijkste wijzigingen in het inhoudelijk reglement hebben betrekking tot:
Artikel 1: Het doel en de omschrijving van de ontleners werden geherformuleerd omdat de vorige omschrijving achterhaald was.
Artikel 2: Hierin worden de termen die gebruikt worden in het reglement gedefinieerd, wat tot nu toe niet het geval was.
Artikel 3: De verplichtingen van de ontlener zijn duidelijker omschreven en gebundeld, waar ze voordien verspreid in het regelement stonden.
Artikel 4: Wijziging van de aanvraagprocedure:
- Het huidige beheersysteem (Mabema) wordt niet meer ondersteund en is achterhaald, net zoals de werkwijze van reservaties voor de ontleners.
- Om zowel de efficiëntie als de klantvriendelijkheid te verhogen, zullen we de ontleenmodule van 3P in gebruik nemen als nieuw reservatie- en opvolgingssysteem.
- Aanvragers dienen zich eerst online te registreren. Nadien kunnen ze volgens het principe van een webshop hun ontleningsaanvraag online indienen. Achterliggend kan de uitleendienst elke aanvraag behandelen en stapsgewijs opvolgen. Aanvragers, die onvoldoende digitaal onderlegd zijn, zullen steeds terecht kunnen op de uitleendienst en zullen ter plaatse geholpen worden.
- Een andere wijziging is dat een reservering nu ten vroegste 6 maanden en ten laatste 10 kalenderdagen op voorhand dient te gebeuren. 10 kalenderdagen is de minimale tijd die nodig is tussen het binnenhalen en goedkeuren van een aanvraag, het laten opmaken en het versturen van een factuur en het kunnen controleren van de betaling.
Artikel 5: De voorwaarden voor het leveren en het afhalen van materialen werden herschreven om tegemoet te komen aan de aanpassingen m.b.t. het retributiereglement, doch inhoudelijk verandert er niets.
Artikel 6: De uitleenperiode werd vastgelegd op maximum 7 kalenderdagen. Voorheen was dit opgedeeld in periodes van weekdagen. Er is wel de mogelijkheid om de uitleenperiode tot 3 maal te verlengen of indien nodig kan dit in overleg met de uitleendienst ook langer.
Artikel 7: Betreffende de uitleenvergoeding werd het artikel herschreven met het oog op het nieuwe retributiereglement. Belangrijke wijziging is het afschaffen van de waarborgen.
- Momenteel wordt er enkel gewerkt met cash geld voor waarborgen binnen onze uitleendienst. Nadat materialen gereserveerd zijn, wordt er bij afhaling een waarborg en een uitleenvergoeding betaald door de ontlener. Na teruggave van de materialen wordt de waarborg terugbetaald. Dit systeem is achterhaald, weinig efficiënt en zeker niet gebruiksvriendelijk.
Er werd beslist om het systeem van de waarborgen af te schaffen en over te gaan naar een nieuw systeem van retributies, zoals opgenomen in het 'Retributiereglement voor de uitlening van materialen door de stedelijke Uitleendienst'.
Artikel 8: De annuleringstermijn werd gezet op minimum 3 kalenderdagen. Dit om huidige mistoestanden te voorkomen waarbij annuleringen soms nog dezelfde dag of helemaal niet gebeuren.
Artikel 9: De controle van teruggebrachte goederen werd herschreven omdat dit in het vorige reglement onvoldoende duidelijk was en daardoor tot moeilijke situaties leidde op de werkvloer.
Artikel 10: De aansprakelijkheid van de ontlener werd toegevoegd omdat dit niet duidelijk was opgenomen in het huidige reglement en we daardoor onvoldoende juridische grond hadden om op te treden in geval van misbruik of betwistingen.
Artikel 11: Werd eveneens toegevoegd om ‘overmacht‘ duidelijk te definiëren voor de stedelijke uitleendienst. Dit stond niet in het huidige reglement.
De juridische cel heeft positief advies gegeven.
De gemeenteraad keurt het inhoudelijk reglement voor het ontlenen van materialen door de stedelijke uitleendienst, zoals toegevoegd in bijlage, goed.