Het huidige subsidiereglement "Reglement inzake evenementensubsidie", goedgekeurd door de gemeenteraad dd. 20 september 2022, is al enkele maanden in voege. De Dienst Jeugd merkte bij de toepassing van het nieuwe reglement dat er nog enkele verduidelijkingen en aanpassingen noodzakelijk zijn voor een correcter gebruik van de subsidies. De aanpassingen van het "Reglement inzake evenementensubsidie" kunt u in deze nota lezen.
Het nieuwe subsidiereglement inzake evenementen is ondertussen al enkele maanden in werking. Tot nu toe werden er 14 evenementendossiers behandeld (zie bijlage). Elk dossier ontvangt een op maat gemaakte ondersteuning gebaseerd op de noden van de jongeren. Tijdens dit proces merkte de Dienst Jeugd enkele hiaten op in het reglement die we met onderstaande aanpassingen willen opvullen.
Het doel van het subsidiereglement is om startende en ondernemende jongeren te stimuleren in het belevingsverhaal van Genk. Jongeren kunnen hiervoor een beroep doen op financiële, logistieke en promotionele ondersteuning. De Dienst Jeugd merkt in de toepassing dat vooral de financiële ondersteuning op een andere manier aangepakt moet worden. Het doel van de evenementensubsidie is om jongeren te stimuleren de stap te (durven) zetten en het experimenteren aan te moedigen zonder dat er financiële struikelblokken of drempels zijn. Financiële ondersteuning willen we daarom vooral toekennen aan evenementen met een uniek karakter. Dit unieke karakter wordt beoordeeld door een jury bestaande uit collega's van het cluster jongerencultuur (Dienst Jeugd). Andere, 'niet-unieke' organisaties, die bijvoorbeeld jaarlijks opnieuw georganiseerd worden, kunnen wel nog aanspraak maken op logistieke, promotionele ondersteuning en ondersteuning ten behoeve van de veiligheid.
Vanwege deze redenen werden er enkele aanpassingen doorgevoerd in beide reglementen.Daarnaast maakten we van de gelegenheid gebruik om nog enkele kleinere wijzigingen te doen.
Hieronder een opsomming van de betrokken artikels en duiding bij de wijzigingen. Deze wijzigingen werden samen met het juridisch team herschreven en bekeken.
Dit alles werd in overleg met de juristen opgesteld. Daarnaast wordt dit nieuwe reglement op het komende Dagelijks Bestuur van de Jeugdraad besproken. Indien er opmerkingen zijn, zullen deze nog in bijlage toegevoegd worden.
De evenementensubsidie focust zich op fuiven, festivals en podiumkunsten voor jongeren, met een op maat gemaakte begeleiding.
Artikel 4. Voorwaarden om als ‘organisatie’ of ‘organisator’ te kunnen worden beschouwd:
In dit onderdeel werd er een minimum leeftijd bepaald. Verder zijn er geen aanpassingen in dit artikel.
1° een groep bestaande uit minimum 2 jongeren die elk een leeftijd hebben tussen minimum 16 jaar en maximum 35 jaar, waarvan minstens één jongere de meerderjarigheid bezit;
Artikel 5. Voorwaarden om als ‘evenement’ in het kader van het huidige reglement te kunnen worden beschouwd:
In artikel 5 werd podiumkunsten toegevoegd, om het zo voor de aanvragers duidelijk te maken wat er begrepen wordt onder evenementensubsidies.
§1. Onder evenementen worden begrepen : fuiven, festivals en podiumkunsten.
4° Duur: het evenement moet beperkt zijn in tijd, met name max. drie aaneensluitende kalenderdagen --> Indien het evenement langer duurt dan 3 aaneensluitende dagen zal de aanvrager doorverwezen worden naar een (mogelijke) DOEMA projectsubsidie.
Artikel 8. De evenementensubsidie met het oog op algemene organisatiekosten
In Artikel 8 werden de grootste aanpassingen doorgevoerd. Zie onderstaande aanpassingen.
§1. Naast de voorwaarden cfr. hoofdstuk 2 van het huidige reglement, dient er specifiek voor deze evenementensubsidie met het oog op algemene organisatiekosten ook voldaan te zijn aan één specifieke voorwaarde in die zin dat het evenement over één van de volgende unieke karakteristieke kenmerken dient te beschikken :
§2. Een evenement kan slechts eenmalig als een uniek evenement worden beschouwd en de organisator kan dus ook slechts eenmaal beroep doen op deze evenementensubsidie met het oog op algemene organisatiekosten. Indien het evenement een terugkerend evenement is, kan de organisator wel nog steeds in aanmerking komen voor de evenementensubsidie gerelateerd aan bewaking en veiligheid (artikel 7 van het huidige reglement) enerzijds en/of de evenementensubsidie met het oog op de logistieke ondersteuning (artikel 9 van het huidige reglement) anderzijds
§3. De beoordeling van het unieke karakter van het evenement gebeurt door het college van burgemeester en schepenen. Tegen de beslissing tot afwijzing is geen beroep mogelijk. Het advies wordt opgemaakt door een jury bestaande uit de Dienst Jeugd die deze dan voorlegt aan het schepencollege.
Artikel 9. Evenementensubsidie met het oog op de logistieke ondersteuning
§3. De organisatoren kunnen vanuit de Dienst Jeugd ook promotionele ondersteuning verkrijgen, hetgeen kan omvatten :
Voor het aanvragen van promotionele ondersteuning kan de organisator via Hete Kolen bij het onderdeel van de subsidies een aanvraagformulier terugvinden. Dit aanvraagformulier dient mee ingestuurd te worden met de aanvraag voor ondersteuning.
In het oud reglement was het nog niet duidelijk genoeg hoe jongeren promotionele ondersteuning kunnen ontvangen en wat ze hiervoor moeten doen.
Artikel 10. De aanvraagprocedure van de evenementensubsidie
De aanvraagprocedure verandert niet, in het reglement werd er wel nog eens verduidelijkt dat de deadline voor indiening 40 dagen is en dat na het verstrijken van deze 40 dagen geen aanpassingen in het aanvraagformulier mogelijk zijn. Dit om alle organisaties op éénzelfde manier te behandelen.
§2. De aanvraag omvat minstens:
4° ingeval van de aanvraag van een evenementensubsidie met het oog op algemene organisatiekosten :
Verder werd in artikel 10 nog toegevoegd:
§5. Bij annulatie van het evenement moet dit voor de aanvang van het evenement aan de Dienst Jeugd worden gemeld.
Het "Reglement inzake evenementensubsidies" goedgekeurd door de gemeenteraad dd. 20 september 2022
De gemeenteraad gaat akkoord met de aanpassingen van het "Reglement inzake evenementensubsidies"