De gemeenteraad stelde op 23 maart 2021 het reglement inzake het occasioneel gebruik van de infrastructuur van Groep Genk met ingang van 01 april 2021, vast.
Na inwerkingtreding van voornoemd reglement werd besloten buurtlokaal Klooster ook open te stellen voor het publiek en dient deze ruimte dus ook mee opgenomen te worden in het reglement. Eveneens worden een aantal clausules toegevoegd/geschrapt met het oog op afstemming tussen het retributiereglement en het reglement voor occasioneel gebruik, en een aantal bestaande artikels geherformuleerd ter verduidelijking.
De wijzigingen die zich opdringen zijn als volgt:
- Toevoeging van “Buurtlokaal Klooster” onder hoofdstuk II. Specifieke bepalingen, sectie VI. Ruimtes wijkcentra.
- Toevoeging “Buurtlokaal Klooster” onder artikel 1 aangezien deze ruimte nu ook onder de infrastructuur van de stad Genk valt en onder toepassingsgebied van huidig reglement.
- Toevoeging privacyverklaring
- Aanpassing artikel 18 inzake de annuleringen. Een wijziging van artikel 18 dringt zich op aangezien de percentages van de annuleringskosten niet in huidig reglement opgenomen dienen te worden maar in respectievelijk het retributiereglement en/of het AGB tarievenreglement. Anderzijds dringt zich een verduidelijking van het artikel op om zo de invulling van de tijdigheid van een annulering beter te stroomlijnen per ruimte/lokaal.
- Artikel 20 wordt artikel 18 uit alinea 1 gehaald. Alinea 2 wordt toegevoegd. Hierin wordt dezelfde regeling als alinea 1 opgenomen weliswaar met de nuance dat dit enkel van toepassing op annuleringen. Bovendien wordt het woord “voorafgaand” verwijderd. In geval van dringende en of onvoorziene toestanden is het niet steeds mogelijk om een voorafgaande gemotiveerde beslissing te nemen. Om de praktische werking en toepassing van het artikel te verbeteren en te vergemakkelijken wordt het woord “voorafgaand” geschrapt om zo het schepencollege marge te geven om een afwijkende beslissing te nemen. Voor deze besluitvorming wordt als richtlijn een frequentie van 2 x per jaar aangehouden gezien afwijkingen de uitzondering op de regel zijn.
- Verwijdering “ één zak voor zachte plastiek”. Deze zakjes worden niet meer gebruikt.
- Verwijdering artikel 7 pagina 15 aangezien er nu wel wifi voorziening is.
- Wijziging van de artikelnummers om een betere onderlinge afstemming te creëren.
- Toevoeging van de ruimte “Buurtlokaal Klooster” onder hoofdstuk II. Specifieke bepalingen, sectie VI. Ruimtes wijkcentra.
- Toevoeging van artikel 5 onder sectie VIII. Ruimtes C-mine. Artikel werd toegevoegd om een betere afstemming tussen de gehuurde zalen te creëren.
- Wijziging van de invulling van het begrip “tijdig” onder alle bijlages van alle verschillende zalen. Aangezien elke zaal een ander doelpubliek viseert dienen de annuleringstermijnen dienaangaande ook aangepast te worden aan het doelpubliek. Bovendien dringt zich een wijziging van de annuleringstermijnen op om een betere opvolging te doen van de annuleringen om zo last minute annuleringen tegen te gaan en andere burgers de kans te gunnen een zaal te kunnen gebruiken.
- Wijziging van Bijlage VI. Ruimtes wijkcentra: Dienstgegevens alsook contactgegevens werden geüpdatet.
Het gewijzigde reglement treedt in werking vanaf 1 november 2022.