Het college van burgemeester en schepenen verleende op 1 juni 2011 goedkeuring aan de gunning van de ontwerpopdracht: "Open oproep Regina Mundi: verslag jurering en gunning ontwerpopdracht." aan TV DE GOUDEN LINIAAL ARCHITECTEN bvba/GEOSTED bvba, Reinpadstraat 13 bus 1B te 3600 Genk voor een bedrag van € 68.065,00 excl. btw of € 82.358,65 incl. btw.
De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek.
De volledige studieopdracht behelsde de opmaak van een stedenbouwkundig masterplan voor de site en deelopdrachten architectuur, opmaak RUP en supervisie, waarvoor destijds een meerjarig engagement werd aangegaan. In het meerjarenplan werd hiertoe € 90.600,00 voorzien (incl. 10% onvoorzien kosten), gespreid over meerdere jaren. Het dossier heeft meerdere jaren on hold gestaan maar werd in 2019 terug opgestart. Er werden in de loop der jaren middelen geschrapt, maar ondertussen terug aangezuiverd, excl. de bovengenoemde 10% onvoorziene kosten.
Eind 2020 werd via een collegenota 2020_CBS_03317 en een gemeenteraadsnota 2020_GEM_00337 het ontbrekend budget aangevuld (om qua budget tot de oorspronkelijke toegekende totaalopdracht te komen), alsook werd er bijkomend €10.000,00 voorzien voor een maquette die nodig is om het proces te ondersteunen en het geven van inzicht in de consequenties van bepaalde ruimtelijke scenario's en keuzes. Mogelijke synergieën, volumes, dichtheden, open ruimte werden ook verduidelijkt.
Dit budget blijkt echter niet voldoende om een volwaardige ondersteuning te bewerkstelligen tot en met de finalisering van de opmaak, zijnde de projectdefinitie. We willen daarom dan ook beroep doen op de wettelijke mogelijkheid tot uitbreiding van de bestaande, lopende opdracht volgens de oorspronkelijke overeenkomst.
Het studiebureau werkt sinds het najaar van 2019 verder aan deze opdracht, ter ondersteuning van de uitrol van het ontwikkelingstraject van de site Regina Mundi. Hiervoor verwijzen we naar onderstaande collegenota's:
Het ontwerpend onderzoek ondersteunde tot heden het ruimtelijke en programmatorische luik van de ontwikkeling en voedde alsook een workshop met alle programma partners. Het budget dat in 2021 nog beschikbaar is, is niet voldoende om de opdracht op een dergelijke manier verder te zetten.
Het is wenselijk dat het team het ruimtelijk onderzoek verder uitwerkt in functie van de verfijning van de conceptuele scenario's en het woonprogramma. Het onderzoek houdt rekening met:
Dit alles dient verwerkt te worden in het programma en aangepaste ruimtelijke schema’s, voorstellen voor het woonprogramma, schetsen, op te leveren visualisaties. We zien dit vooral als een verdere verfijning van 1 van de (reeds uitgewerkte) scenario’s (of een samenvloeiing van 2 scenario’s tot 1, met eventueel enkele varianten ter zake). Dit verfijnde scenario houdt rekening met bovenstaande punten en representeert aldus gekende doelstellingen en conclusies, en toont aan dat dit mogelijk is op de site. Tegelijkertijd houdt dit niet in dat er slechts 1 later ontwerp mogelijk zou zijn.
Ter stoffering van de projectdefinitie zouden de organigrammen ook zeker moeten afgewerkt worden + enkele gerichte visualisaties (toegekende deelopdracht binnen de overeenkomst – zie 2020_CBS_02115).
Dit resulteert in volgende wijziging/uitbreiding volgens bijgevoegde offerte:
HV in meer |
| € 22.700,00 |
Totaal excl. btw | = | € 22.700,00 |
Btw | + | € 4.767,00 |
TOTAAL | = | € 27.467,00 |
Deze wijziging/uitbreiding overschrijdt het bestelbedrag met 33,35%, waardoor het totale bestelbedrag na uitbreiding nu € 90.765,00 excl. btw of € 109.825,65 incl. btw bedraagt.
De leidend ambtenaar Véronique Claessens verleende gunstig advies.
Deze uitbreiding werd door het college goedgekeurd in vergadering van 26 januari 2021.
Gezien de continuïteit van de opdracht dient gegarandeerd, werd het principe van de dringendheid hier toegepast en wordt deze nota ter kennisname voorgelegd op de eerstkomende gemeenteraad van 23 februari 2021.
De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 16.
Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 38/1 (aanvullende werken/leveringen/diensten).
De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen meer bepaald artikel 42.
De gemeenteraad neemt kennis van de beslissing van het college dd. 26 januari 2021, houdende uitbreiding van de in 2011 gegunde opdracht "Regina Mundi - uitbreiding masterplan in functie van ontwerpend onderzoek en woonprogramma" voor het totaalbedrag in meer van € 22.700,00 excl. btw of € 27.467,00 incl. btw.